Bestyrelsens beretning til generalforsamlingen d. 22. maj 2019
Den historiske baggrund for grundejerforeningens regler for vedligeholdelse af fællesarealer, hækklipning m.m.
a. Fælles vedligeholdelse – hvad var intentionen, da Tulipanparken blev udstykket?
I forbindelse med udstykningen af Tulipanparken i 1972-73 udarbejdede ejeren af området, Østergaards Frøavl, en såkaldt privatretlig deklaration for Tulipanparken med ekstern bistand fra landinspektør og advokat. Deklarationen skulle efter den tids planlægningsregler indeholde bestemmelser om en række forskellige forhold, der i dag ikke længere formuleres i en deklaration, men i en lokalplan. Derfor skulle deklarationen også tiltrædes af Horsens Kommune.
Et af de forhold, der omtales i deklarationen for Tulipanparken vedrører vedligeholdelsen af stier og fællesarealer (§§2-3) samt klipning af hække mod offentlige veje og stier (§10b).
Den overordnede præmis bag formuleringen af disse paragraffer var den, at alle husejere i princippet skulle stilles ens mht. arbejdet med at klippe hæk og vedligeholde fællesarealer, uanset hvilket matrikelnummer man ejede i Tulipanparken. Derfor var Østergaards Frøavls plan, at alle grundejere – i overensstemmelse med Hegnsloven – skulle have pligt til at klippe 3 hække på den indvendige side, svarende til den arbejdsbyrde, som de 12 mindst belastede grundejere ville få (De midterste grunde på stikvejene, der ikke grænser op til offentligt område). Tankegangen var, at de øvrige 35 grundejere, der alle havde grund ud til offentlige veje og stier, ville blive stillet ringere end disse 12, hvis de også fik opgaven at klippe hækkene mod offentlige veje og stier på ydersiden.
Derfor forventede Østergaards Frøavl, at alle 47 lodsejere ville være villige til at betale et beløb til vedligeholdelse af det, der var fælles (arealerne for enden af stikvejene og stierne), og til det, der skulle stille grundejerne ens. Med andre ord: Hvis alle grundejere var forpligtet til at klippe indersiden af grundens hække til tre sider og derudover via kontingentbetalingen bidrog til en ekstern gartners vedligeholdelse af stier, fællesarealer og ydersiden af hækkene mod offentligt område, ville alle medlemmer blive stillet ens. På denne måde kunne man desuden sikre et ensartet højt vedligeholdelsesniveau udadtil.
Som alle ved, er disse tanker bag deklaration fra 1972-73 aldrig blevet realiseret i Tulipanparken. Derfor er det naturligt at stille spørgsmålet: Hvorfor er Østergaards Frøavls planer for vedligeholdelse ikke blevet praktiseret i Tulipanparken?
I det følgende vil vi prøve at give et svar på dette spørgsmål ved hjælp af grundejerforeningens arkiv.
b. Fælles vedligeholdelse – Hvad blev praksis?
Allerede på det første bestyrelsesmøde i grundejerforeningen d. 2. november 1973 var bestyrelsen ifølge referatet ”enige om at indhente tilbud fra en gartner vedrørende vedligeholdelsen af hække, legepladser samt stier” for at finde ud af, hvad prisen ville være på at realisere deklarationens hensigt.
Tilbuddet blev drøftet på den første ordinære generalforsamling d. 29. maj 1974, men blev afvist af forsamlingen. I mødereferatet står der: ”Vedrørende fællesarealerne blev man enige om at prøve at holde disse kollektivt. Bestyrelsen havde indhentet tilbud fra en gartner, men skulle man vælge denne løsning, ville det årlige kontingent blive på 350 kr. (i stedet for 120 kr.). Hver boligvej skal således holde sin legeplads (…) Medlemmer, der ikke deltager i renholdningen kan idømmes en bod.”
Denne beslutning blev senere bekræftet på generalforsamlingen d. 27. april 1977: ”Det blev vedtaget, at hver stikvej selv skal renholde legepladserne.” Og i det håndskrevne referat af generalforsamlingen d. 16. april 1980 kan man læse, at et forslag om ansættelse af en havemand blev forkastet med 30 stemmer mod 2.
Hvad angik hækklipningen, udviklede der sig den praksis, at de 35 lodsejere, der havde hække ud til offentlige veje og stier accepterede at klippe deres hække på begge sider. Den praksis blev der – ifølge de tilgængelige referater – indtil videre ikke stillet spørgsmålstegn ved. Af et referat fra et bestyrelsesmøde i oktober 1984 fremgår det dog, at den daværende ejer af nr. 6 ikke ville klippe sin hæk ud mod Husoddevej, fordi det efter hans opfattelse påhvilede grundejerforeningen ifølge deklarationen.
Grundejeren var selv medlem af bestyrelsen, men desværre siger referaterne intet om den uenighed, der må have eksisteret i den daværende bestyrelse. Hvorom alting er, genoptog grundejeren af nr. 6 klipningen af sin hæk, og han fortsatte som medlem af bestyrelsen i flere år endnu. Han var desuden med til at forelægge et bestyrelsesforslag for generalforsamlingen, der skulle formalisere den praksis for hækklipning og vedligeholdelse af fællesarealer, der havde udviklet sig. Dette forslag blev enstemmigt vedtaget på generalforsamlingen d. 25. april 1985.
I det håndskrevne mødereferat fra generalforsamlingen står der:”Generalforsamlingen vedtog bestyrelsens forslag om, at deklarationens art. 10b omhandlende foreningens pligt til at vedligeholde hække op mod stier, stamvej og Husoddevej, opfyldes ved den enkelte grundejer, som har hæk ud mod ovennævnte arealer – altså i henhold til gældende praksis. Ang. fællesarealer er det de enkelte stikveje, som har forpligtelsen til at vedligeholde fællesarealer og den dertil hørende hæk mod sti og vej.”
Nogle år senere omdelte bestyrelsen i januar 1996 en oversigt, som man benævnte ”Husorden”for vedligeholdelse af foreningens fællesarealer og klipning af hække mod Husoddevej. Denne såkaldte husorden blev d. 18. april 1996 forelagt generalforsamlingen som en del af formandens beretning og blev enstemmigt godkendt.
En læsning af de senere års referater af bestyrelsesmøder og generalforsamlinger bekræfter den opfattelse, at generalforsamling og skiftende bestyrelser har været enige om, at 1985-vedtagelsen beskrev grundejerforeningens fortolkning af deklarationens §3 og §10b, og at alle medlemmer accepterede denne fortolkning.
I erkendelse af, at det var generalforsamlingsvedtagelsen fra 1985, men ikke deklarationen, der beskrev vedligeholdelsespraksis i Tulipanparken, blev denne ca. 45-årige praksis skrevet ind i grundejerforeningens vedtægter i 2017, hvilket skete efter vedtagelse med kvalificeret flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger i henhold til vedtægterne. Dermed var der skabt entydig kommunikation til især mulige købere af huse i Tulipanparken.
c. Hvilke principper er på spil?
I et foreningshistorisk perspektiv kan det principielt vigtige i sagen opsummeres således:
- Grundejerforeningens medlemmer har gentagne gange afvist at lade foreningen betale en ekstern gartner for at udføre de vedligeholdelsesopgaver, der er omtalt i deklarationens §3 og §10b.
- Grundejerforeningens medlemmer – også de 35 medlemmer, der havde/har hæk ud mod offentlige veje og stier – har ønsket selv at udføre vedligeholdelsesopgaverne for så til gengæld at få et lavere kontingent.
- Intet medlem af grundejerforeningen har – ifølge referaterne – stillet forslag til generalforsamlingen om, at foreningen skal opkræve et forhøjet kontingent for at håndhæve deklarationens bestemmelser i §3 og §10b.
- Der har i foreningens levetid ikke været en skiftende praksis for klipning af hække ud mod offentligt område eller vedligeholdelse af fællesarealer.
- Intet medlem af grundejerforeningen har – ifølge referaterne – stillet forslag om at afskaffe den hidtidige vedligeholdelsespraksis.
Ifølge referatet fra generalforsamlingen i 2015 blev den kommende bestyrelse (dvs. den nuværende) opfordret til at tydeliggøre reglerne for hækklipning. Dette tog vi som et udtryk for, at vi som bestyrelse skulle søge at skabe klarhed over fx følgende spørgsmål:
- Har et medlem af foreningen i dag et retskrav på at få den ene side af sin hæk mod offentlig vej eller sti klippet på foreningens regning og ligeså et retskrav på at få fællesarealer vedligeholdt på foreningens regning?
- Kan en påberåbelse af §3 og §10b i deklarationen sætte reglerne for almindeligt medlemsdemokrati ud af kraft og fratage medlemmerne retten til ved afstemning at vedtage foreningens budget og definere grundejerforeningens ”fællesinteresser”?
Skal man ind til kernen i disse og lignende spørgsmål, må man se i øjnene, at to i sig selv beundringsværdige principper kan være i konflikt med hinanden:
- På den ene side hensynet til deklarationens mål om at stille alle medlemmer lige ved at opkræve et så stort kontingent, at foreningen kan betale en gartner for en række vedligeholdelsesopgaver.
- På den anden side hensynet til foreningsdemokratiet og flertallets ret til at lastlægge foreningens budget og kontingentets størrelse og dermed definere foreningens ”fællesinteresse” og vedtægter.
Spørgsmålet er, hvordan disse to principper skal afvejes i dag?
For bestyrelsen har det været højt prioriteret at finde svar på dette spørgsmål, og efter gennemgang af relevant juridisk litteratur og efter formelle og uformelle samtaler med eksterne fagfolk, er det bestyrelsens opfattelse, at deklarationens bestemmelser i §3 og §10b ikke kan danne grundlag for et enkeltmedlems krav om at få fx hækklipning delvist betalt af foreningen. Hvorfor? Svaret er, at det skyldes medlemmernes såkaldte ”passivitet”. (”Passivitet” er i denne sammenhæng et juridisk begreb, der bruges til at karakterisere en manglende interesse i at håndhæve fx en tinglyst bestemmelse.)
Der har med andre ord i 40-45 år ikke været interesse blandt medlemmerne for at håndhæve §3 og §10b – ej heller blandt de 35 ud af foreningens 47 medlemmer, der kunne se frem til at få deres hæk mod offentligt område klippet på foreningens regning, hvis de gik med til en kontingentforhøjelse.
Denne passivitet – eller måske snarere aktive modarbejdelse – igennem ca. 45 år i forhold til at håndhæve deklarationens §3 og §10b har ifølge normal juridisk fortolkningspraksis konsekvenser for de nævnte paragraffers juridiske status, og derfor er det i dag ikke deklarationens §3 og §10b, men foreningens vedtægter, der er regelgrundlaget på dette vedligeholdelsesområde.
d. Fremtiden?
Det afgørende for bestyrelsen har hele tiden været at afklare og dernæst præcisere, hvilke regler der er gældende i foreningen mht. hækklipning, vedligeholdelse af fællesarealer m.v. Disse regler bør der ikke kunne være tvivl om, hverken for de nuværende ejere eller mulige købere af huse i Tulipanparken.
Derimod er bestyrelsen (i sin egenskab af bestyrelse) fuldstændig indifferent over for, hvilke regler der bør gælde. Denne opgave tilkommer det generalforsamlingen at stemme om og dermed finde svar på.
Det er derfor vigtigt at minde om, at et flertal til enhver tid kan ændre de nugældende regler.
OPRYDNING EFTER ARBEJDET MED FJERNVARME
Arbejdet med at anlægge fjernvarme i Tulipanparken har formodentligt været en belastning for de fleste af Tulipanparkens beboere. Ca. 4 måneder var stamvej og stikveje mere eller mindre gravet op.
D. 4. marts, hvor arbejdet i Tulipanparken var afsluttet, tog bestyrelsen kontakt til MUNCK A/S for at få firmaet til at fjerne deres containere og sørge for oprydning. Desuden ville bestyrelsen også gerne have aftalt en afleveringsforretning med firmaet.
Sammen med repræsentanter for Horsens Kommune, Fjernvarme Horsens og MUNCK A/S gennemgik repræsentanter fra bestyrelsen området tirsdag d. 19. marts. Bestyrelsen havde forinden besigtiget området med afsæt i de tilbagemeldinger om fejl og mangler, som var blevet indsendt fra flere af foreningens medlemmer – tilbagemeldinger, som bestyrelsen forelagde de øvrige parter på mødet d. 19. marts.
Over for bestyrelsen blev det præciseret, at afleveringsforretningen udelukkende vedrørte de fejl og mangler, der måtte være på offentlige arealer, dvs. veje, stier og fællesarealer. Fejl og mangler på de enkelte parceller var et mellemværende mellem den enkelte grundejer og Fjernvarme Horsens.
Afleveringsforretningen foregik i en konstruktiv atmosfære, og MUNCK viste stor forståelse for de problemer, som bestyrelsen påpegede. Det er bestyrelsens vurdering, at MUNCK har løst deres del af opgaven i overensstemmelse med det aftalte. Fx har firmaet ryddet op efter sig og lappet de asfaltskader, som firmaet har forvoldt, og har desuden fejet stamvej og stikveje. Det var også en del af aftalen, at grundejerforeningen måtte leve med, at MUNCK på nogle stikveje havde blandet de svagt farvede og de grå sten ved genetableringen af stikvejene mod, at MUNCK til gengæld udlagde et 5 cm lag af stenmel på stierne til stenmelets kostpris. På den anden side er bestyrelsen opmærksom på, at det fortsat er nødvendigt at følge udviklingen på de fællesarealer, der har været gravet op, og som er blevet eftersået med græs.
Forud for arbejdet med fjernvarmen i Tulipanparken blev området gennemfotograferet af MUNCK, så det ville være muligt for firmaet at dokumentere, hvilke skader firmaet havde forvoldt. Med afsæt i dette materiale er det aftalt mellem MUNCK og Horsens Kommune, at kommunen har ansvaret for at genetablere stamvejen.
Da der imidlertid ikke skete noget i sagen i ugerne efter d. 19. marts, skrev bestyrelsen til Horsens Kommune d. 10. april og rykkede for, at arbejdet blev udført.
Få dage senere, d. 12. april, modtog bestyrelsen svar fra kommunen, hvori kommunen lovede, at ”dette vil blive udbedret snarest”. Da imidlertid intet er sket, rettede bestyrelsen en fornyet henvendelse til kommunen d. 8. maj. I skrivende stund har bestyrelsen endnu ikke modtaget svar på denne henvendelse.
Bestyrelsen har også rettet skriftlig henvendelse til SAMNforsyning for at få niveauforskellene omkring brøndkarmene på et par af stikvejene udbedret. Også her mangler vi svar trods fornyet henvendelse.
FJERNELSE AF GASFORSYNINGEN
Bestyrelsen har i et høringssvar godkendt, at gasforsyningen i nærmeste fremtid bliver helt afkoblet de huse, der har fået indlagt fjernvarme. Også dette arbejde medfører lidt opgravning ved de berørte huse og på stikvejene. Vi har fået følgende garanti: ”Området vil selvfølgelig blive reetableret til samme standard igen.”
DIVERSE
- Bestyrelsen har indgået en fast aftale med Den Lille Anlægsgartner om klipning af Højagervejs hække ind mod Tulipanparken.
- Det er vores ambition at opdatere hjemmesiden et par gange om året og modtager gerne forslag til, hvordan den kan gøres endnu bedre.
Horsens d. 14. maj 2019
På bestyrelsens vegne
Flemming Schmidt